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通知公告

       

 

 

校科字〔2017〕30号

       


                         

 南方医科大学关于印发

《科技经费管理办法》的通知

               

学校机关各部(处、室),各直属单位,各学院、附属医院,资产经营公司,顺德校区管委会:

 为进一步加强和规范学校科技经费的管理,提高科技经费的使用效益,根据国家、地方等有关科技经费管理规定,结合学校实际,现将修订后的《南方医科大学科技经费管理办法》印发给你们,望各单位认真遵照执行。

南方医科大学

2017年3月30日        

                                       (联系人:曹蓓,联系电话:62789171)


南方医科大学科技经费管理办法

第一章    总  则

 

第一条  为进一步加强学校科技项目过程管理,推进简政放权、放管结合、优化服务,创新科技经费使用和管理方式,根据家、省市科技经费管理规定及其他相关政策法规,结合我校实际,制定本办法。

第二条  本办法所指的科技经费总体划分为纵向科技经费、横向科技经费和其他科技经费。

(一)纵向科技经费,是指各级政府及其部门或相关机构批准立项并拨款的科技经费等。

(二)横向科技经费,是指以签订技术开发、技术咨询、技术服务等科技合同方式取得的由境内企事业单位、社会团体出资投入的非竞争性的科技经费等。

(三)其他科技经费,是指学校立项科研项目经费、社会捐赠科技经费和其他未归入本条(一)和(二)的各类科技项目经费。

横向科技经费的使用管理参照学校制定的横向科技经费管理细则执行。

第三条  凡以南方医科大学(包括学院、医院、教辅机构等二级单位)名义申请并获准的科技经费,不论资金来源渠道,必须纳入学校财务统一立项管理,任何单位和个人无权截留、挪用,严禁设立小金库。以学校名义取得,并由学校按规定转拨给二级单位的科技经费由所在单位按照本办法实施管理,学校对经费的使用和管理进行督促检查。

第四条  国家、地方科技项目管理部门有明确规定的依照规定执行,无明确规定的按照本办法执行。

 

第二章    管理职责与权限

 

第五条  学校实行统一领导、分级管理、责任到人的科技经费管理机制,学校科技经费管理实行学校、学院(医院、教辅机构等二级单位,以下简称学院)、项目(含课题)组三级管理。

第六条  学校是科技经费管理的责任主体,负责科技经费的统筹管理与组织协调。学校法人在科技经费使用中行使审核监督职权,校长对学校科技经费管理承担领导责任,负责指导建立健全学校科技经费监督管理机制;分管科技、财务的校领导在各自职务权责范围内对学校科技经费管理负直接领导责任,负责指导、监督各职能部门依法、依规提高学校科技经费使用效益。

第七条  学校科技、财务、资产、监察、审计、人事等部门明确各自在科技经费使用、管理与监督方面的职责和权限,各负其责、相互协作、密切配合,建立健全科技经费协同管理监督机制。各部门负责人对学校科技经费承担管理和监督责任。各部门具体职责和权限如下:

(一)科技部门:安排专人负责科技经费管理服务工作,组织开展科技经费业务培训,配合财务部门做好科技经费业务管理工作。负责项目管理和合同管理;协同财务部门指导项目负责人编制和调整经费预算;核定科技经费的类型,审核科技经费外拨和变更,跟踪合同经费到位、拨付情况;提供结题信息,并配合财务、监察、审计部门做好科技经费的使用、审核、监督工作;配合人事部门做好科技经费绩效考核。

(二)财务部门:负责建立健全科技经费管理服务机构,设置专人负责科技经费管理服务工作。负责科技经费的财务管理和会计核算;负责协助、指导科技经费预算编制和调整的审核;负责监督项目负责人按照项目预算或合同约定以及有关财经法规在其权限范围内使用经费;实时在相应平台上公布项目到款和使用情况;审核经费决算;协助项目负责人结题审计。

(三)资产部门:负责对科技经费形成的实物资产、无形资产等国有资产的验收、维护维修、调拨、处置等管理;负责科技经费申购固定资产、无形资产等国有资产的论证、审批、采购、验收、维护维修、调拨、处置等管理。

(四)监察部门:负责对科技经费的使用和管理进行监督检查,对发现的各类违法违规使用经费行为进行严肃查处,公开处理结果。

(五)审计部门:负责监督检查科技经费管理制度建设执行情况,开展相关审计检查工作。

(六)人事部门:负责建立以高水平成果、高层次人才为导向的科研绩效评价体系。负责向科技、财务等部门通知项目负责人调离学校、出国逾期不归、正常退休等不宜或不能继续承担项目主持工作等人事变动情况。

第八条  学院是科研活动的基层管理单位,对本单位科技经费使用承担监管责任,学院负责人负责本单位科技经费开支的审批、监督,落实本单位科技项目及经费使用的其他各项管理工作。学校将科技经费管理绩效纳入学院负责人的业绩考核范围。

第九条  项目负责人是经费使用的直接责任人,对经费使用的合法性、合规性、真实性和有效性承担经济和法律责任。项目负责人要确保科技经费的使用合法、合规,如有违法违纪行为,本人须承担相关法律责任。项目负责人应熟悉并掌握国家、省市关于科技经费管理的法律法规和财务规章制度,依法、据实编制科技项目预算和决算,制定经费预算明细,录入经费预算信息;应当按照批复预算和合同书使用经费,接受上级和学校相关部门的监督检查。

第三章    经费开支范围

 

第十条  纵向科技经费中的开支范围主要分为直接费用和间接费用;横向科技经费和其它科技经费的开支范围根据项目合同书的内容开支,各项开支不得违反政策规定。

第十一条  直接费用是指在项目研究过程中发生的与之直接相关的费用,一般包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、会议/差旅/国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、资料费、数据采集费、印刷出版费、劳务费、专家咨询费和其他支出等。

(一)设备费:是指在项目实施过程中购置或试制专用仪器设备,对现有仪器设备进行升级改造,以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。

(二)材料费:是指在项目实施过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。

(三)测试化验加工费:是指在项目实施过程中支付给外单位(包括学校内部独立经济核算单位)的检验、测试、设计、化验及加工等费用。

(四)燃料动力费:是指在项目研究过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料等费用。

(五)会议/差旅/国际合作交流费:是指在项目实施过程中发生的会议费、差旅费和国际合作交流费。

(六)出版/文献/信息传播/知识产权事务费:是指在项目实施过程中,需要支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。

(七)资料费:是指在项目研究过程中需要支付的图书(包括外文图书)购置费,资料收集、整理、录入、复印、翻拍、翻译费,专用软件购买费,文献检索费等。

(八)数据采集费:是指在项目研究过程中发生的问卷调查、访谈、数据购买或跟踪采集、数据分析及相应技术服务购买等支出的费用。

(九)印刷出版费:是指在项目研究过程中支付的打印费、印刷费及阶段性成果出版费等。

(十)劳务费:是指在项目实施过程中支付给参与项目的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研辅助人员等的劳务性费用。

(十一)专家咨询费:是指在项目实施过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。专家咨询费不得支付给参与本项目及所属课题研究和管理的相关工作人员。专家咨询费的管理按照国家有关规定执行。

(十二)其他费用:是指在项目实施过程中除上述支出项目之外的其他支出。

第十二条  间接费用是指学校在组织实施科研项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括学校为项目研究提供的现有仪器设备及房屋,日常水、电、气、暖消耗,有关管理费用的补助支出以及学校为提高科研工作绩效安排的绩效支出。

第四章    科研财务助理管理

 

第十三条  科研财务助理的主要职责是协助项目负责人编制项目预算和决算报告,协助办理科技经费报销手续,做好科技经费检查、审计等配合工作,做好科技项目的各项财务服务工作。

第十四条  学院要建立科研财务助理制度。学校重点建设或急需发展的学科、承担国家和地方重大科研任务的团队以及承担技术推广和社会服务等工作的机构需要设立科研财务助理。

第十五条  科技经费在200万元以上(含)的自然科学类项目所在科研团队或机构,可以单独聘用科研财务助理;特别重大的项目团队或机构,必须聘用科研财务助理。科技经费在50万元以上(含)的人文社科类项目所在科研团队或机构,可以单独聘用设置科研财务助理。以上科研财务助理为项目组的科研财务助理,由项目组单独聘用,从相关工作人员或高年级学生中提出人选,经学院审批后报人事处、财务处及科技处备案。项目组的科研财务助理经费由项目组从科研项目经费中支付。

第十六条  科技经费在200万元以下的自然科学类项目、50万元以下人文社科类项目及其他项目,由所在学院统一聘用科研财务助理。以上科研财务助理为学院的科研财务助理,所需经费由学院从项目间接经费中的管理费支付及学院可用于支付劳务费的其他经费。

第五章    预算管理

 

第十七条  科技经费预算是经费收支的基本依据。项目负责人应当根据项目研究的特点和实际需要,科学、合理、真实地编制科技经费预算,在科研管理系统录入经费预算明细,报学校科技、财务部门审核。

第十八条  科技经费预算编制包括来源预算和支出预算。

(一)来源预算主要包括申请项目的财政资助经费和自筹配套经费。来源预算除申请专项经费外,有自筹配套经费要求的,由项目申报人提供符合经费管理要求的资金来源说明,严禁提供虚假经费配套承诺。

(二)支出预算按照各类科技经费开支范围确定。支出预算中直接费用各项支出需按经费管理有关要求,其中:

1.设备费预算编制中应严格控制设备购置,鼓励共享、试制、租赁专用仪器设备以及对现有仪器设备进行升级改造,确有必要购买的,预算编制时应当对拟购置设备的必要性、现有同样设备的利用情况以及购置设备的开放共享方案等进行单独说明。

2.测试化验加工费在编制预算时,应优先安排在校内开展测试化验加工,涉及外协、外包的项目,应充分论证开展测试化验加工的必要性;应注明开展测试化验的单位、测试化验内容和费用明细。

3.会议/差旅/国际合作交流费在编制预算时,自然科学类项目本科目支出预算不超过直接费用预算10%的,人文社科类项目本科目支出预算不超过直接费用预算20%的,不需要编制测算依据。承担单位和科研人员应当按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则,严格执行国家和单位的有关规定,统筹安排使用。

4.劳务费预算应结合单位实际和相关人员参与项目的全时工作时间,科学合理、实事求是地编制,并严格依照相应规定的开支范围使用。项目聘用人员的劳务费开支标准,参照当地科学研究和技术服务业从业人员平均工资水平,根据其在项目研究中承担的工作任务确定,其社会保险补助纳入劳务费科目开支。劳务费预算应据实编制,不设比例限制。

5.专家咨询费应严格依照相应规定的开支范围及标准据实编制。

6.广东省财政性资金设立的自主创新项目中的劳务费、人员费、绩效支出的支出总额最高不超过该项目经费的40%;软科学研究项目、社会科学研究项目和软件开发类项目,劳务费、人员费、绩效支出的支出总额最高不超过该项目经费的60%。

第十九条  由多个单位共同承担一个项目的,各单位应分别根据所承担研究任务的实际需要编制经费预算,并由项目承担单位进行审核汇总。我校如作为项目承担单位,项目负责人应加强统筹协调,避免项目承担单位与合作单位之间的重复预算。

第二十条  学校科技、财务部门按照经费管理要求,从经费使用和项目管理的角度为科技经费预算编制提供建议和指导,严格审核经费预算。

涉及劳务费的,考虑相关人员参与课题的全时工作时间及完成任务的可行性,合理核定劳务费开支范围、标准;涉及重大仪器设备、重要文本文献等资产购置的,综合考虑学校现有相关资产存量及使用情况、区域内资源配置及共享情况,避免重复购置和闲置浪费;涉及外协、外包的,充分论证并严格审核协作单位和参与人员与科研项目的相关性以及关联交易的公允性,对于可以在校内完成的测试化验加工等项目研究内容,应在校内完成。

第二十一条  项目负责人应严格按照批准的预算执行,不得任意超过预算。经费预算一经批复,原则上不予调整,确需调整并符合规定调整范围的,应当履行相关程序。

第二十二条  项目预算调整审批职责

(一)项目负责人是项目经费预算调整的直接责任人,对预算调整方案的真实性、合理性负责;

(二)学院负责对申请调整项目预算数据、预算调整金额计算是否正确进行审核,负责组织专家论证,负责对权限范围内的预算调整进行审批并报学校备案。

第二十三条  学校作为项目承担单位的,预算调整由学院审批并报学校备案;学校作为项目合作单位的,预算调整须报项目承担单位审批。

第二十四条  项目预算总额调整、项目承担单位变更,由项目负责人向学校科技部门提交申请,经审核后由科技部门按原程序报项目主管部门批准。

第二十五条  项目总预算不变,项目合作单位之间的预算调整,由项目负责人向学校科技部门提交申请,经审核后由科技部门报项目主管部门批准。

第二十六条  项目总预算不变,直接费用预算科目的调整范围及限制如下:

(一)直接费用中材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、资料费、数据采集费、印刷出版费及其他支出预算可根据需要进行调整;

(二)直接费用中设备费、会议/差旅/国际合作与交流费、劳务费、专家咨询费预算不予调增,可以调减。调减费用额度可以用于项目其他直接费用方面的支出;人文社科类项目如有特殊情况确需调增的,由项目负责人向学校科技部门提交申请,经审核后由科技部门按原程序报项目主管部门批准。

(三)直接费用中会议费、差旅费和国际合作与交流费三项预算在不突破原预算总额的基础上,可以调剂使用,由学院审批后报学校备案。

第二十七条  项目经费中间接费用原则上不得调整。

第二十八条  项目总预算不变,在符合第二十七条的情况下,直接费用预算科目调整权限如下:

(一)单个科目预算调整不超过该科目核定预算金额的30%,经学院审批后报学校备案;

(二)单个科目预算调整超过该科目核定预算的30%,由学院组织专家论证,经学院审批后报学校备案。

第二十九条  经费管理办法未授权项目承担单位审批预算调整的项目,预算一般不做调整,如确实需调整,由项目负责人提出申请,经学院审核后,由科技部门按项目原申报途径报项目主管部门审批。

第三十条  项目经费预算调整流程

(一)学院有审批权限的预算调整事项,预算调整审批通过后,项目组将预算调整的材料提交科技部门,科技部门在科研管理系统审核项目预算信息,并将材料作为项目资料存档;

(二)学校审批通过后需要向主管部门申请的预算调整,由科技部门向上级主管部门提出申请,待上级主管部门的正式批复下达后,按照调整后的经费预算执行。

第六章    收入管理

 

第三十一条  以南方医科大学名义取得的科技经费统一拨入学校指定的银行账户。

第三十二条  科技经费立项入账程序

一)科技经费到款后,财务部门在财务网站发布经费到账信息。

(二)科技部门根据经费到账凭证、项目合同书审核经费信息,制定经费下拨文件。部分合作项目需项目负责人根据经费到账信息持项目合同书一式二份(一份科技处留底,一份财务处留底)到科技部门登记、备案后,在财务部门办理经费认领手续,领取经费到账凭证后交科技部门,由科技部门制定经费下拨文件。

(三)项目负责人按照项目批复预算,在科研管理系统中填报经费预算明细表,提交学院审核。

(四)科技、财务部门审核经费预算明细表。

(五)财务部门按照专户核算、专款专用原则办理新增科技项目财务立项,在财务账务系统中,设置项目核算号,并按预算明细设立下级核算项目。

第七章    支出管理

 

第三十三条  科技经费项目负责人应严格按照批复的预算和合同约定(若立项项目没有合同书的以申请书为准,经费按比例调整)以及有关财经法规的要求使用和管理。严禁购买与科研项目无关的设备、材料;严禁虚构经济业务、使用虚假发票套取科研经费;严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出、严禁虚列、伪造名单,虚报冒领劳务费;严禁借科研协作之名,将科研经费挪作他用和侵占;严禁使用科技经费支付各种捐款、赞助、投资、罚款、赔偿费、违约金、滞纳金等。

第三十四条  科技经费支出报销均须项目负责人审签批准。科技经费支出审批权限如下:

(一)5万元以下的开支,由项目负责人审批;

(二)5万元以上(含5万元)、10万元以下的开支,由项目负责人和学院负责人审批;

(三)10万元以上(含10万元)、30万元以下的开支,由项目负责人、学院负责人、相关部门负责人和分管业务校领导审批;

(四)30万元以上(含30万元)的开支,由项目负责人、学院负责人、相关部门负责人、分管业务校领导和学校主要领导审批。

第三十五条  科技经费支出应严格按照经费预算执行,经费开支一般应通过银行汇款、银行转账或公务卡支付等方式进行。对野外考察、数据采集等活动中无法获取发票或财政性票据的支出,在确保真实性的前提下,可按实际发生额报销。直接费用各项支出需按经费管理有关要求,其中:

1.设备费支出应按照设备采购报销要求执行。

2.材料费支出的试剂耗材等材料原则上应在学校设备与实验室管理处建立的科研试剂耗材采购招标平台上购置,若试剂耗材采购平台不包含研究工作所需的试剂耗材等材料,可提出特殊试剂耗材采购申请,经学院、设备部门审批后,按相关规定自行采购。在试剂耗材采购平台建成前,试剂耗材等材料由项目组自行采购,并做好使用登记,各单位做好试剂耗材等材料的日常管理工作。

3.测试化验加工费支出应严格依照项目合同书预算,测试化验加工经费支出应注明开展测试化验的单位、测试化验内容和费用明细,在经费报销时需要提交测试化验加工检测报告。单次测试化验加工经费在3万元以上的,需要提交由至少3名具有高级职称的同行专家和1名学校中心实验室专家签署的在外单位开展测试化验加工的论证意见。

4.劳务费支出应严格依照相应规定的开支范围使用,劳务费标准和发放办法等按照学校制定的管理规定。

第三十六条  间接费用预算一经批复原则上不得调整,间接费用的提取和使用按照《南方医科大学科研项目间接费用管理办法》执行。

第三十七条  科技经费转拨必须按照上级主管部门批准的合同书执行(若立项项目没有合同书的以申请书为准,经费按比例调整)。在合同书中明确科研任务、验收指标、外拨经费额度及明细预算、拨付方式、无形资产归属等。项目负责人应加强对子课题或项目合作单位支出的监督管理子课题负责人必须保证其依照预算和合同开支。

转拨课题合作经费时,项目负责人应向学校科技、财务部门提交项目批复预算书,以及与合作单位签订的合同书或合作协议书,经学校科技、财务部门审定后方可办理,严禁向上级主管部门预算批复以外的合作单位转拨经费。

第三十八条  使用科技经费购置或形成的固定资产和无形资产均属于国有资产,必须全部纳入学校进行管理,有关资产的处置和使用(包括知识产权等无形资产)应按《南方医科大学国有资产管理暂行办法》、《南方医科大学固定资产管理暂行办法》等规定执行,任何单位或个人不得以任何方式隐匿、私自转让、非法占有或以此谋取私利。拨出经费形成的固定资产和无形资产,由项目合作单位进行管理。

第八章    决算验收与结题结账

 

第三十九条  科技项目完成后,项目负责人应依照项目管理的规定和要求提出财务验收申请,配合审计验收。项目负责人应根据项目预算批复及学校财务部门提供的项目收支明细账目,严格按照上级主管部门具体要求,如实编报项目经费决算和结题报告,由学院负责人签字,提交学校科技、财务部门审核签署意见后上级主管部门。

第四十条  科技项目结题验收时,项目负责人在学校财务部门办理项目结账手续,科技项目原则上在结题后1个月内完成项目结账。

第四十一条 若发现遗漏的已结题项目,由科技部门以书面形式通知财务部门、学院、项目负责人,在1个月内办理项目结账手续。超过任务年限的科技项目,由科技部门以书面形式通知财务部门、学院、项目负责人,由财务部门冻结项目经费,督促项目负责人及时结题结账。

第九章    结余经费管理

 

第四十二条  项目结存经费是指未完成课题年度经费预算减去年度实际支出后的余额,课题在研期间,结存经费应当留由项目承担单位结转下一年度按规定继续使用。项目结余经费是指项目验收通过后,项目经费总收入减去实际总支出,减去项目财务验收时认定的后续支出,所得余额。

项目负责人应本着勤俭节约的原则合理安排支出,提高项目年度预算的执行效率,最大限度地减少资金的结存结余,不得违反规定使用和转移结存结余资金。

第四十三条  项目实施过程中因故终止执行、项目未通过验收和整改后通过验收,项目结余经费需按原渠道收回的,由项目负责人负责根据项目主管部门(或委托方)的验收意见,及时、足额返还结余经费。

第四十四条  项目主管部门(或委托方)对结余资金有明确规定者,按有关规定执行。

第四十五条  项目完成任务目标并通过验收的,除项目主管部门(或委托方)有明确规定外,科技项目结余经费留在原项目使用2年;2年后仍有结余资金的,根据项目主管部门的通知,按原渠道退回项目主管部门。

第四十六条  项目结余经费用于原项目科学研究续研的直接支出,主要用于设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、会议/差旅/国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、资料费、数据采集费、印刷出版费、劳务费、专家咨询费等支出。结余经费中各科目的使用按照原项目的科目预算执行。

第四十七条  结余经费应严格按项目经费直接费用的开支范围要求使用和管理。

第四十八条  如项目已结题,项目负责人的组织人事关系已调离学校,结余经费将收回学校统筹使用。

第四十九条  结余经费由学校统筹安排使用的,由科技部门统筹安排用于科学研究的支出。

第十章    监督与奖惩

 

第五十条  学校科技、财务、资产、监察、审计、人事部门、各学院和项目负责人应各司其职、紧密配合,完善经费管理制度体系,不定期对科技项目经费的使用开展监督检查,实现科技项目经费的全过程管理,形成良好的校内监督长效机制。建立健全科技项目信息公开和回访机制。针对非涉密项目,在学校内部按相关信息公开规定对项目的基本信息、经费预算、经费调剂、间接费用、决算、外拨资金、劳务费发放、结余资金使用和研究成果等进行公开,接受群众监督。

第五十一条  学校各部门、各学院和项目负责人应自觉接受并积极配合上级主管部门、科技经费主管部门或其委托的社会中介机构对科技经费管理和使用情况开展的审计检查。对检查中发现的问题,应及时给予纠正。由项目主管部门或委托单位组织的项目经费审计检查,由学校科技和财务部门共同负责接待,项目负责人密切配合。

第五十二条  学校积极配合项目主管部门,逐步建立科研单位和人员动态诚信档案系统,健全科技经费管理奖惩机制。对规范、科学、有效使用科技经费并做出突出成果的项目、单位或个人,学校给予表彰和奖励。对组织不力或行为不当的项目和单位,学校有权进行管理和干预,对有关责任人进行批评教育,并报告项目委托单位;对有不良记录的予以通报批评;情节严重的,终止其主持项目并取消其以后2年以上申请科技项目的资格。涉嫌违纪违法的,将追究有关单位和人员的相应责任。

第十一章    

 

第五十三条  项目负责人因调动等原因离开学校的,其以南方医科大学名义申请的在研项目经费,需尽快根据相关经费管理规定,办理项目依托单位变更手续,及时将剩余经费转拨到新依托单位。若确有困难不便或不宜变更依托单位的,需在离职前向学校科技部门和财务部门备案在校内的项目联系人,项目及经费管理继续由南方医科大学负责。未经学校科技、财务部门批准,任何单位个人不得擅自将学校科技经费转出南方医科大学。

第五十四条  学校各部门、各学院应依据本办法在各自职权范围内根据需要制定相应实施细则。各单位以本单位名义取得的科技经费根据本单位实际情况参照执行。

第五十五条  本办法自发布之日起执行,原《南方医科大学科技经费管理办法》(校科字〔2013134号)同时废止;本办法若有与上级文件相抵触条款,以上级文件规定为准。

第五十六条  本办法由学校科技、财务部门在各自权责范围内负责解释。

南方医科大学党政办公室                  2017年3月31日印发